DOĞUŞ ÜNİVERSİTESİ
ERASMUS ÖĞRENCİ ÖĞRENİM/ STAJ VE PERSONEL HAREKETLİLİĞİ
YÖNERGESİ
Üniversite Senatosu’nun 07/09/2017 tarih ve 2017/20 sayılı toplantısında kabul edilerek,
07/09/2017 tarih ve 2017/16 sayılı Mütevelli Heyeti toplantısında onaylanmıştır.
Amaç ve Kapsam
Madde 1 – Bu yönergenin amacı “Avrupa Birliği Hayatboyu Öğrenme Programları” arasında
yer alan Erasmus Programı kapsamında, Doğuş Üniversitesi’nden programa dahil olan
üniversite ve diğer yüksek öğretim kurumlarına eğitim-öğretim ve staj amacıyla gidecek
personel ve öğrencilere ilişkin konuları düzenlemektir. Yönergede belirtilen esaslar değişim
programlarına katılan öğrenci, akademik ve idari personelin hareketliliğine ilişkin süreci, ilgili
birim ve kişilerin görev ve yetkilerini kapsar.
Dayanak
Madde 2 – (1) Avrupa Komisyonu’nun belirlediği ve Erasmus Üniversite Beyannamesinde
yer alan ilkeler, T.C. AB Bakanlığı Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi
Başkanlığı (Ulusal Ajans) tarafından Erasmus Uygulama El Kitabı’nda belirlenen şartlar,
uluslararası anlaşmalar ve ilgili YÖK mevzuatları bu yönergenin dayanağını oluşturur.
Tanımlar
Madde 3 – Bu yönergede geçen;
Üniversite: Doğuş Üniversitesi’ni
Rektör: Doğuş Üniversitesi Rektörünü
Senato: Doğuş Üniversitesi Senatosunu
Erasmus Komisyonu : Erasmus programının yürütülmesiyle ilgili Fakülte
Dekanları/Yüksekokul Müdürleri/Bölüm Başkanları/Kurum Koordinatörü/Öğrenci İşleri
Müdürü/Komisyon Yürütücüsü ve Yetkili Rektör Yardımcısından oluşan komisyonu
Uluslararası İlişkiler Ofisi: Doğuş Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisini
Erasmus Koordinatörlüğü : Doğuş Üniversitesi Erasmus Koordinatörlüğü’nü
Erasmus Kurum Koordinatörü: Doğuş Üniversitesi Erasmus Koordinatörünü,
Erasmus Bölüm Koordinatörü: Doğuş Üniversitesi Bölümleri Erasmus Koordinatörlerini,
Yabancı Diller Bölümü: Doğuş Üniversitesi Yabancı Diller Bölümünü
Öğrenci İşleri Müdürlüğü: Doğuş Üniversitesi Öğrenci İşleri Müdürlüğü’nü ifade eder.
Erasmus : Hayatboyu Öğrenme Programının yüksek öğretim ile ilgili alt programıdır.
Ulusal Ajans : Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Türkiye Merkezi’dir.
İkili anlaşma (Bilateral Agreement) : Üniversite birimleri ile Erasmus öğrenci değişimi
kapsamındaki üniversitelerin birimleri arasında yapılan öğrenci / personel değişim
anlaşmasıdır.
Öğrenim Anlaşması(Learning Agreement) : Değişime katılan öğrencinin gideceği
üniversiteyi, alacağı dersleri, derslerin kredilerini gösteren ve öğrencinin kendisi ile her iki
yüksek öğretim kurumunun Bölüm ve/veya Kurum Erasmus Koordinatörleri tarafından
imzalanan anlaşmadır.
Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Erasmus Student Charter): Erasmus değişimine
katılacak öğrenciye Üniversite’den ayrılmadan önce verilen ve öğrencinin hak ve
yükümlülüklerini belirten belgedir.
Öğrenim İzni : Erasmus öğrenci değişim programından yararlanacak öğrenciye verilen
izindir.
Akademik Tanınma Belgesi: Erasmus öğrencisinin öğrenim
2
Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS=ECTS European Credit Transfer System):
Kredi toplama ve biriktirme sistemi anlamını taşıyan AKTS, yükseköğretim kurumlarında
okuyan öğrencilerin aldıkları derslerin toplam iş yükü üzerinden hesaplanması gereken kredi
sistemi olarak ifade edilir. Yıllık kredi tutarı 60 AKTS üzerinden hesaplanır. Böylece bir
lisans öğrencisinin toplaması gereken kredi tutarı 240 AKTS olmalıdır.
Kabul Mektubu: Öğrenci öğrenim ve staj hareketliliğine katılma hakkı kazandıktan sonra
öğrencinin misafir olunacak kurumdan istenen evrakları tamamlaması üzerine misafir
olunacak kurumdan eğitim veya staj tarihlerinin belirtildiği öğrenci adına yollanan belgedir.
Katılım Sertifikası: Hareketlilik sonunda öğrencinin/personelin misafir olunacak kurumda
eğitim aldığı/ staj yaptığı sürenin belirtildiği belgedir.
Erasmus Öğrenci Öğrenim Hareketliliği: Faaliyetin, Erasmus Üniversite Beyannamesi
(EÜB) sahibi yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin öğreniminin bir bölümünü ikili
anlaşma ile ortak olunan yurtdışındaki EÜB sahibi yükseköğretim kurumlarında
gerçekleştirmesidir. Faaliyet süresi her bir eğitim-öğretim kademesinde (Lisans, Yüksek
Lisans ve Doktora) 3 ile 12 ay arasında bir süre olabilir.
Erasmus Öğrenci Staj Hareketliliği: Faaliyet, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin
yurtdışındaki bir işletmede staj yapmasıdır. “Staj”, bir yararlanıcının programa katılan başka
bir ülkedeki bir işletme veya organizasyon bünyesindeki mesleki eğitim alma ve/veya çalışma
deneyimi kazanma sürecidir. Staj faaliyeti, öğrencinin öğrencisi olduğu mesleki eğitim
alanında uygulamalı iş deneyimi elde etmesidir. Faaliyet süresi her bir eğitim-öğretim
kademesinde (Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora) 2 ile 12 ay arasında bir süre olabilir.
Erasmus Personel Hareketliliği: Erasmus Personel Hareketliliği, Eğitim Alma ve Ders
Verme Hareketliliğinden oluşur. Erasmus Personel Hareketliliği faaliyeti EÜB sahibi
yükseköğretim kurumlarında çalışan öğretim elemanlarının 1 akademik yıl içerisinde en az 8
saat ders vermek şartı ile başka bir Avrupa ülkesinde yer alan EÜB sahibi bir yükseköğretim
kurumunda ders vermesine ya da EÜB sahibi yükseköğretim kurumlarında çalışan öğretim
elemanları, yönetici kadro ve idari personel ile işletmelerde çalışan personelin EÜB sahibi
yükseköğretim kurumlarında veya işletmelerde eğitim alması/vermesine imkan sağlamaktadır.
Erasmus Üniversite Beyannamesi (EÜB): Bir Yükseköğretim Kurumunun Erasmus
Programına katılabileceğini bildiren yetki belgesidir.
Öğretim Programı ve İş Programı: Erasmus Personel Hareketliliğinden yararlananların
hareketlilik sürecindeki etkinlik planlarını gösteren haftalık programdır. Söz konusu plan,
hareketlilikten faydalanan kişi, Doğuş Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörü ve/veya
Erasmus Kurum Koordinatörü ve gideceği üniversitenin kurum koordinatörünce imzalanıp
onaylanır.
Erasmus Dil Sınavı: Erasmus Öğrenci Öğrenim/ Staj Hareketliliği Programına katılmak
isteyen öğrencilerin Üniversitenin Yabancı Diller Bölüm Başkanlığı tarafından her eğitimöğretim
yılı bahar dönemi Şubat/Mart ayında bir sonraki sene güz ve/veya bahar
dönemlerinde hareketliliğe katılmak üzere yapılan Erasmus Dil Sınavına girmeleri
gerekmektedir.
Erasmus Başvuru Değerlendirme Komisyonu: Erasmus Değişim Hareketliliğinden
faydalanmak için başvuruda bulunan personel / öğrenciler arasında seçim yapmak üzere
Rektörlük makamı tarafından görevlendirilen Erasmus Komisyondur.
Online Language Support (OLS)- Öğrencilere Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından
öğrenci hareketliliğe katılmadan önce eğitim alacağı dilde online sınav gönderilmektedir.
Öğrenci bu sınavı hem gitmeden önce, hem de döndükten sonra tamamlamakla yükümlüdür.
Eğer öğrenci sınavı tamamlamazsa hibesi yatırılmaz. Ulusal Ajans yükümlülüklerine göre
verilen hibenin geri iadesi gerekir. Gitmeden önce sınavı tamamlayıp döndükten sonra
tamamlamazsa geri kalan %20’lik hibesi yatırılmaz. Sınavdan öğrencinin düşük puan alması
hareketlilik sürecini etkilemez.
3
Online Nihai Rapor- Öğrenci ve Personele hareketlilik bittikten sonra online rapor formu
gönderilmektedir. Öğrenci ve Personel rapor formunu doldurmakla yükümlüdürler. Eğer
doldurmazlarsa geri kalan %20’lik hibe yatırılmaz.
Madde 4- Yetkili Kişi ve Birimler
a) Rektör- Erasmus ikili anlaşmalarını, Üniversite ile öğrenci / personel arasındaki hibe
sözleşmelerini ve Üniversiteye yurt dışından gelen öğrencilerin kabul mektuplarını imzalar.
b) Erasmus Kurum Koordinatörü: Erasmus ve diğer değişim programları ile ilgili her
konuda Üniversite genelinde eşgüdümü sağlar. Erasmus ikili anlaşmalarını, öğrenim
anlaşmalarını, Üniversite ile öğrenci / personel arasındaki hibe sözleşmelerini ve
Üniversiteye yurt dışından gelen öğrencilerin kabul mektuplarını hazırlar. Erasmus
Komisyonu ile birlikte değişime dair kararların alınması ve yürütülmesini sağlar.
c) Erasmus Komisyonu: Üniversite çapında Erasmus değişim programı ile ilgili kararları
alır. Değişim programlarının işleyişini koordine ve kontrol eder, öğrencilerin seçim ve
yerleştirmelerini yapar.
ç) Erasmus Bölüm Koordinatörü: Erasmus Bölüm Koordinatörü ilgili Fakülte
Dekanı/Bölüm Başkanı tarafından atanır. Erasmus Bölüm Koordinatörü, Erasmus ve diğer
değişim programlarını ilgili bölümde tanıtır, bu programlar ile ilgili haberleri duyurur,
değişim programlarından yararlanmak isteyen öğrencilere üniversite ve ders seçimlerinde,
öğrenim/staj anlaşmalarının hazırlanmasında danışmanlık yapar, bölüm anlaşmalarının yapılıp
yürütülmesinden sorumludur. Yurt dışından dönen öğrencilerin değişim döneminde aldıkları
derslerin programlarına Akademik Onayları ile ilgili işlemleri yürütür. Erasmus ve diğer
değişim programları ile yurt dışından gelen öğrencilere ders seçimleri ve diğer akademik
konularda danışmanlık yapar.
d) Uluslararası İlişkiler Ofisi: Rektörlük bünyesinde çalışır. Uluslararası İlişkiler Ofisi
Erasmus ve genel ikili anlaşmalar çerçevesinde Üniversiteye gelen değişim öğrencilerinin
ve Erasmus Komisyonu’nun kararları doğrultusunda yurt dışına gitmek üzere seçilen
öğrencilerin idari işlemlerini yürütür. Erasmus ve diğer değişim programlarının Üniversite
içinde tanıtılması için materyaller hazırlar, işlemleri yürütür. Ortaklık kurulan
üniversiteler ile yazışmaları yapar; ikili anlaşmaları hazırlar, günceller ve imza sürecini takip
eder. İlgili bölümlerle ve Öğrenci İşleri Müdürlüğü ile işbirliği içinde çalışır.
Atanan veya görev süresi biten Erasmus Bölüm Koordinatörlerine ilişkin değişiklikler
ilgili akademik birimlerce Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne bildirilir.
e) Öğrenci İşleri Müdürlüğü: Erasmus giden öğrenciler ile ilgili Öğrenci İşleri Müdürlüğü
bilgilendirilir. Öğrenci İşleri Müdürlüğü Erasmus giden öğrencilerin ders seçip seçmediğini ,
öğrenim anlaşmasını ve fakülte kararlarını takip eder, öğrencilerin intibakının not belgesine
işlenmesi, harcsız pasaport için öğrenciye gerekli belgenin hazırlanması, gelen öğrencilerin
ders seçimlerinin yapılması ile yükümlüdürler.
f) Yabancı Diller Bölümü: Erasmus Öğrenim/Staj Hareketliliğine başvuruda bulunan
öğrencilere Erasmus Dil Sınavı yapmakla, sınav sonuçlarını sınav bittikten bir hafta sonra
Erasmus Koordinatörlüğüne göndermekle yükümlüdürler.
Madde 5 – Anlaşmalar ve Hibeler
5.1 Erasmus programı kapsamında değişimin yapılabilmesi için öncelikle ikili anlaşmanın
yapılmış olması ve anlaşmanın Erasmus Koordinatörlüğünce belirlenen tarihten önce Erasmus
Koordinatörlüğe sunulmuş olması gerekmektedir. Erasmus Staj Hareketliliğinde ise ikili
anlaşma şartı aranmaz, istenilen üniversite veya kurumda faaliyet gerçekleştirilebilir.
4
5.2 Öğrenci/personel hareketliliği ve hareketliliğin organizasyonu ile ilgili hibe, Avrupa
Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi tarafından her akademik yıl için hazırlanan
“ Erasmus Uygulama El Kitabı”nda belirtilen tarihlerde gerçekleştirilen hareketlilik için tahsis
edilir.
Madde 6 – Öğrenci ve Personel için başvuru koşulları
6.1 Öğrenci/personel;
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı,
Başka ülkelerin vatandaşı olmakla birlikte Türkiye’deki yükseköğretim kurumlarında kayıtlı
öğrenciler ve ilgili yasalar ve mevzuatlar çerçevesinde Türkiye’ deki yükseköğretim
kurumlarında çalışan personel
6.2 Öğrenci öğrenim/staj hareketliliğine katılacağı dönemde üniversitenin ön lisans/lisans
programının hazırlık sınıfı hariç en az 1 yıllık dönemini tamamlamış olmalıdır. Yüksek lisans
öğrencileri bir yarıyılı tamamlamalarının ardından tez danışmanlarının onayı ile en az 15
kredilik ders almak ve 15 kredilik tez araştırması yapmak kaydıyla hareketliliğe katılabilirler.
İngilizce hazırlık ve bilimsel hazırlık programı öğrencileri değişim programlarına
başvuramaz..
6.3. Programa başvuracak Lisans öğrencileri için genel not ortalaması 4’lük sistemde en az
2.20, Lisansüstü öğrenciler içinse en az 2,50 olarak belirlenmiştir.
6.4. Öğrencinin üniversite tarafından yapılacak olan yabancı dil sınavına girmesi ve bu
sınavdan mevcut kontenjanlara göre her yıl senato tarafından belirlenen geçerli notu alması
gerekmektedir. Öğrencilerin DUİYES sonucu 2018-2019 Akademik yılı başvurularından
itibaren kabul edilmiyecektir. Başvuruda bulunan bütün öğrencilerin Erasmus Dil Sınavına
girmesi gerekmektedir.
6.5. Üniversite ve Ulusal Ajans arasında imzalanan sözleşme ekinde yer alan ilgili yıla ait
Erasmus uygulama el kitabında öğrenci değişimi, öğretim elemanı değişimi ve Erasmus ile
ilgili diğer uyulması gereken hususlar yer alır. Üniversite bu kitapta yer alan hükümleri
uygular.
6.6. Her yıl UİO tarafından öğrencilere yönelik değişim programları tanıtım toplantıları
yapılır ve değişim programlarının kurum içinde duyurulması ile programlara katılımın
yaygınlaştırılması sağlanır. Güz ve Bahar dönemlerinde tüm üniversite öğrencilerine (Meslek
Yüksek Okulu, Fakülteler ve Enstitüler) idari çalışma takviminde belirlenmiş süreler içinde
ilgili akademik yıla ait programa katılım başvuru koşulları ve Yabancı Diller Bölüm
Başkanlığının önerisi ile karar verilmiş Erasmus Dil Sınavı tarihleri Uluslararası İlişkiler Ofisi
tarafından, e-posta, ağ sayfaları ve panolar aracılığı ile öğrencilere duyurulur. Bu ilanda
Erasmus Uygulama el kitabı + – puanlamaları ile engelli yararlanıcılara verilen ek hibeler de
belirtilir. Başvuru tarihleri UİO tarafından belirlenen ve Üniversite Senatosunca onaylanan
akademik takvimde de belirtilir.
6.7. Öğrenci, başvurmak istediği değişim programı için tercih ettiği üniversiteleri /kurumu
başvuru formunda belirtir ve son başvuru tarihinden önce başvurusunu tamamlar. Başvuru
için gerekli belgeler ilan edilen başvuru süresi içerisinde UİO’ya teslim edilir. Erasmus Staj
Hareketliliğine başvuruda bulunacak öğrenci başvuru esnasında staj yapacağı kurumdan kabul
mektubu alıp teslim etmekle yükümlüdür.
6.8 Başvuru koşullarını sağlayan öğrenciler Erasmus Dil Sınavına çağrılır. Erasmus Dil
Sınavından Erasmus Komisyonu tarafından belirlenen yeterli notu alan öğrenciler not
ortalamaları ve değişimde bulunacakları yurt dışındaki üniversitenin özel şartları olması
halinde (eğitim dili, dil seviyesi, vb.) bu şartlar doğrultusunda değerlendirmeye alınır.
Öğrencilerin başarı notu, Ulusal Ajans’ın aşağıdaki değerlendirme ölçütlerine göre belirlenir.
5
Öğrenim ve Staj için:
(1) GNO : % 50
(2) Yabancı Dil Sınav Notu : % 50
6.9- Personel Hareketliliği Başvuru Süreci
Yurtdışında bir yükseköğretim kurumunda ders verme hareketliliği gerçekleştirmek isteyen
Doğuş Üniversitesi personelinin tam/yarı zamanlı veya sözleşmeli olarak istihdam edilmiş ve
fiilen görev yapmakta olan akademik personel olması gerekir.
Yurtdışında bir işletmede veya yükseköğretim kurumunda eğitim alma hareketliliği
gerçekleştirmek isteyen personelin EÜB sahibi bir yükseköğretim kurumunda tam/yarı
zamanlı olarak istihdam edilmiş ve üniversitede fiilen görev yapmakta olan akademik/idari
personel olması gerekir. Ders verme hareketliliğinden faydalanacak öğretim elemanları
yabancı dil yeterliliklerini kanıtlayabilecek ya da üniversitenin gerekli görmesi durumunda
yurtdışında vermeyi düşündükleri dersi Erasmus Komisyonu önünde sunabilecek durumda
olmaları gerekir.
Madde 7- Başvuruların Değerlendirilmesi
7.1. Başvurusu kabul edilen öğrencilerin, Yabancı Diller Bölümü tarafından düzenlenecek
Değişim Programları Erasmus Dil Sınavına girmeleri zorunludur. Başvurular, Rektörlük
tarafından belirlenen “Doğuş Üniversitesi Erasmus Komisyonu” tarafından değerlendirmeye
alınır. Komisyon, seçim sürecinin gerçekleşmesinden sorumludur. Öğrenci başvuruları
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi tarafından her akademik yıl için
hazırlanan “Erasmus Uygulama El Kitabı”ndaki seçim kriterlerine göre değerlendirir.
Değerlendirme sonuçları, Erasmus programına başvuran bütün öğrencilerin aldıkları puanları
ve asil/yedek aday öğrenci listelerini içerecek şekilde ilgili web sayfalarında ve ilan
panolarında duyurulur. Öğrenciler sonuçlar açıklandıktan sonraki 15 gün içerisinde
Programdan faydalanıp faydalanmayacaklarını Erasmus ofisine bildirir. Belirtilen süre
içerisinde kazandığı üniversiteye gideceğini bildirmeyen öğrencinin bir sonraki
başvurusundan -10 puan düşülür ve hakkından vazgeçtiği kabul edilip, yerine ilk sırada
bekleyen yedek öğrenci yerleştirilir. Yedek listeden atanan öğrencinin beş (5) iş günü
içerisinde gideceğini yazılı olarak bildirmemesi halinde yerine bir sonraki yedek öğrenci
yerleştirilir. Kontenjanın dolmaması halinde yedek listenin diğer öğrencileri için de beşer
günlük aynı süreç geçerli olur. Hak kazandığı halde Erasmus programına katılmaktan
vazgeçen öğrenci gerekçeli kararını yazılı olarak Erasmus ofisine teslim eder. Bu belgeyi
teslim etmeyen öğrenciler tekrar Erasmus programına başvuramaz. Değerlendirme ve
yerleştirme sonuçları, UIO’nun internet sayfasında duyurulur.
7.2. Başvuruların Değerlendirme Süreci
Daha önce ders verme/eğitim alma faaliyetinden faydalanmamış personele,
Daha önce ders verme/eğitim alma hareketliliği faaliyetlerine dahil olmayan birimlere,
Daha önce ders verme/eğitim alma hareketliliği faaliyetlerinde yer almayan veya az sayıda
yer alan ülke/yükseköğretim kurumu/işletme ile hareketlilik faaliyeti gerçekleştirmeyi
planlayan başvurulara öncelik verilecektir.
Üniversite gerektiğinde, gidilecek üniversitede yapılacak dersi Erasmus Komisyonu önünde
yapmasını isteme hakkını saklı tutar.
6
Personel hareketliliği başvuruları için Erasmus Komisyonu bir son tarih belirler. Komisyon
bir akademik yarıyıl içinde birden fazla son tarih belirleyebilir. Başvuruların belirlenen
kontenjanları aşması durumunda koordinatörlük tarafından belirlenen bir Komisyon,
yukarıdaki öncelik ve şartları sağlayan personel ile yapacağı mülakat sonucunda
hareketlilikten faydalanacak adayları belirler.
Madde 8- Hareketlilik Programına Seçilen Öğrencilerin İşlemleri
1-Öğrenciler en az bir (3 ay); en fazla iki yarıyıl (12 ay) süreyle program kapsamında
yurtdışında öğrenim görebilirler. Bir öğrenci üniversite eğitimi boyunca her seviyede (lisans,
yüksek lisans, doktora), Üniversiteye tahsis edilen hibe miktarı yeterli olduğu sürece, 12 aya
kadar Erasmus programından hibeli olarak yararlanabilir. Erasmus staj programı kapsamında
gerçekleştirilen hareketlilik de ilgili eğitim seviyesi için belirlenen 12 aylık süreye dahildir.
İkinci kez başvuru yapan öğrencilerden -10 puan düşülür.
2-Seçilen öğrenciler, gidecekleri üniversitelerin AKTS bilgi paketlerini (Ders içerikleri,
program müfredatı) inceleyerek Erasmus bölüm koordinatörleri eşliğinde alacağı dersleri,
Akademik Tanınma Belgesinde belirler. Kararlaştırılan ders programı Öğrenim
Anlaşması’nda belirtilir ve öğrenci, Erasmus bölüm koordinatörü ve misafir olunacak
kurumdaki yetkili koordinatör tarafından imzalanır. Böylece öğrencinin gideceği kurumda
aldığı derslerin kendi kurumunda akademik tanınırlığı güvenceye alınmış olur. Üniversite, bu
belgede akademik tanınırlığı sağlanan dersleri tanıdığını böylece taahhüt etmiş olur. Belge,
biri bölüm koordinatöründe, biri öğrencide ve biri de Uluslararası İlişkiler Ofisinde kalmak
üzere üç nüsha olarak hazırlanır.
3-Öğrencinin gideceği kurumda alacağı derslerin üniversitemizde yarıyıl/yılda almakla
yükümlü olduğu derslerle isim olarak birebir örtüşmesi gerekmez, ancak içerik olarak en
yakın derslerin seçilmesine özen gösterilmesi gerekir. Ders seçiminde öğrenme çıktıları
örtüşüyorsa bir ders birden fazla derse eşdeğer sayılabilir. Gideceği üniversiteden isteğe bağlı
olarak seçilen bir ders öğrencinin kendi bölümündeki seçmeli dersi yerine sayılabilir. ‘Doğuş
Üniversitesi Ön lisans, Lisans ve Yüksek lisans Eğitim-Öğretim Yönetmelikleri’nin esaslarına
ters düşmemesi ve öğrenme çıktılarının uyması şartıyla bir üst sınıftan ders alınabilir.
4-Öğrenim hareketliliğine seçilen öğrenciler, Uluslararası İlişkiler Ofisi nezaretinde
gidecekleri kuruma başvuruda bulunurlar. Bu süreçle eş zamanlı olarak öğrenci harçsız
öğrenci pasaportu çıkarmak için Öğrenci İşleri Müdürlüğünden alacağı bir yazı ile İl Emniyet
Müdürlüğünden pasaportunu en az bir yıllık seyahat izni olacak şekilde temin eder. Başvuru
için üniversitelerin istedikleri tüm belgelerin tamamlanmasının ardından, Öğrenci İşlerinden
alınacak olan İngilizce transkript ve öğrenci belgesi ile birlikte diğer başvuru belgeleri son
başvuru tarihinden önce ilgili üniversitelerin tercihine göre Erasmus ofislerine e-posta ile
yollanır veya postalanır.
5-Değişim programına seçilen öğrencilerin yurt dışında alacakları dersleri belirlemek adına,
gidilecek üniversite, Doğuş Üniversitesi ve öğrenci arasında onaylanmış bir öğrenim
anlaşması (Learning Agreement) hazırlanır. Bu anlaşmada gidilecek üniversite, alınacak
dersler, derslerin AKTS kredisi belirtilir. Anlaşma dönemlik 30 AKTS olarak hazırlanır;
ancak, gerekçeli/ zorunlu durumlarda bu sayı 20 AKTS’den az olmayacak şekilde
düzenlenebilir. Zorunlu durumlara öğrencilerin mezuniyet durumunda olması ve
tamamlaması gereken kredileri tamamlamış olması dahildir. Doğuş Üniversitesinde öğrenci
gideceği dönem için 36 AKTS alabilmesi durumunda, bu durum göz önünde bulundurulur ve
o öğrencinin en fazla 36 AKTS alması kabul edilir. Öğrenim Anlaşması taraflarca imzalanır
ve son hali; biri öğrencide, biri gideceği kurumda ve biri de Erasmus Ofisinde saklanmak
üzere üç nüsha halinde düzenlenir.
6- Hareketliliğe başlamadan önce öğrenciler Öğrenim Anlaşmasının hem öğrenci, hem
misafir kurum, hem de Doğuş Üniversitesi Erasmus Bölüm Koordinatörü tarafından
7
imzalanmış halini, pasaportundaki vize sayfasının fotokopisini, seyahat sağlık sigortasını,
Euro hesap cüzdan fotokopisini UİO’ya teslim etmekle yükümlüdürler.
7-Çeşitli nedenlerle öğrenim anlaşmasında yapılacak olan değişikliklerin öğrencinin gittiği
yükseköğretim kurumunda akademik dönemin başlamasını takiben en geç 1 ay içinde
yapılmış olması ve Bölüm Koordinatörü tarafından tekrar onaylanması gerekir. Bu durumda
Akademik Tanınma Belgesi de yeniden düzenlenir.
8-Öğrencinin gideceği üniversite tarafından Erasmus öğrencisi olarak kabul edildiğini teyit
eden “Kabul Mektubu”nun gelmesinden sonra öğrenci vize işlemlerine başlar; vize
işlemlerinden ve bunun yanı sıra seyahat işlemlerinden öğrencinin kendisi sorumludur.
9- Öğrenciler değişim hibelerini almadan önce üniversite ile bir “Öğrenci Hibe Sözleşmesi”
imzalar. Program kapsamında giden öğrencilere ödenecek olan aylık hibe miktarı her yıl
Ulusal Ajans tarafından belirlenir. Ödemeler, öğrenci gitmeden önce toplam hibenin %80’i ve
döndüğünde %20’si olacak şekilde iki taksitte yapılır. Hibe ödemesi öğrencinin Türkiye
Ekonomi Bankası (TEB)’den açtıracağı euro hesabına yapılacaktır. Öğrencilerin Euro hesap
cüzdanının fotokopisini Erasmus ofisine bırakmaları gerekmektedir.
10-Üniversite, değişim programına katılan öğrencilerin yurtdışında öğrenim gördükleri süre
zarfında hali hazırda aldıkları bursların ve kredilerin devamını sağlamakla yükümlüdür. Bu
burs ve krediler öğrencinin yurtdışındaki öğrenimi sırasında azaltılamaz, kesintiye
uğratılamaz ve sonlandırılamaz.
11-Öğrenciler yurtdışında okudukları süre zarfında kendi üniversitelerine ödemekle yükümlü
oldukları eğitim ücretini ödemeye devam ederler; kayıtlarını dondurmazlar. Sadece öğrenciler
bu sürede ders kaydını yaptırmazlar.
12-Programa katılan öğrenciler yurtdışındaki öğrenimlerini tamamlayarak üniversiteye
döndükten sonra “Online Rapor Formu”nu doldurmaları gerekmektedir. Öğrenciler gittikleri
kurumdan aldıkları yurtdışındaki eğitim dönemine ilişkin transkripti, gidilen üniversitede
yaptığı değişiklikleri de içeren imzalı Öğrenim Anlaşmasını ve yurtdışında eğitim aldıkları
dönemi belgeleyen Katılım Sertifikasını beraberinde getirerek Uluslararası İlişkiler Ofisine
sunmakla yükümlüdürler.
13- Yurtdışına gönderilen öğrenci, gittiği dönem için kendi bölümünden/programından alması
gereken dersler yerine, gittiği üniversitede aldığı derslerden sorumlu sayılır. Öğrencinin bir
dönemde 30 AKTS tutarında ders alması gerekir. Bu durumdaki ERASMUS öğrencisinin
misafir olduğu üniversitede bir dönemde aldığı tüm derslerden başarılı olması durumunda,
Akademik Tanınma Formunda karşılığı belirtilen derslerin tamamından başarılı olmuş sayılır.
Öğrencinin kendi programındaki dersleri yerine transkriptine ERASMUS süresi boyunca yurt
dışında almış olduğu dersleri orijinal isim ve kredileri ile işlenir. Öğrencinin yurt dışında
aldığı derslerin toplam kredisinin 30 AKTS’ den az olması durumunda, eksik olan krediyi
kendi üniversitesinde tamamlar.
Madde 9-Erasmus Personel Hareketliliği Faaliyeti için Gereken Asgari Şartlar
1- Personel hareketliliğinden faydalanmak isteyen personelin Doğuş Üniversitesi’nde tam/yarı
zamanlı olarak istihdam edilmiş olan akademik ya da idari personel olması gerekir.
2-Personel hareketliliği faaliyetinden faydalanmak isteyen personel tarafından, Erasmus
Uygulama El Kitabının ekinde verilen asgari şartların dikkate alınması suretiyle hazırlanan ve
hem üniversite hem de misafir olunacak yükseköğretim kurumu/işletme tarafından
onaylanmış (imzalı-mühürlü) eğitim alma hareketliliği yararlanıcıları için bir “iş
programı”nın (Training Programme); ders verme hareketliliği yararlanıcıları içinse bir
“öğretim programı”nın (teaching programme) teslim edilmiş olması gerekir. Başvuru şartları
ve başvuru için gerekli belgeleri gösteren başvuru çağrısı her yıl yayınlanan Erasmus
Uygulama El Kitabı temel alınarak hazırlanır ve ilan edilir.
3- Gitmeye hak kazanan öğretim elemanının, hareketlilik süresince gidilecek üniversitede
yapacağı etkinlikleri gösteren öğretim programını öğretim elemanı gidilecek üniversiteye
8
gönderir, her iki tarafın onayıyla imzalanan öğretim programı/iş planı doğrultusunda
hareketlilik gerçekleşir.
4- Ders verme hareketliliği kapsamında yurtdışına gidecek akademik personelin en az Ulusal
Ajans Uygulama El Kitabında belirtilen saat kadar (8) ders vermesi gerekmektedir. Eğitim
alma hareketliliği kapsamında yurtdışına giden personelin ise en az beş (5) iş günü eğitim
alması gerekmektedir. Aksi durumda yararlanıcılara herhangi bir hibe ödemesi yapılmaz.
5- Öğretim elemanı, davet edildiğini gösteren ve gidilecek tarih aralığını belirten davet
mektubunu aldıktan sonra bağlı bulunduğu birime ilgili mevzuata göre resmi görevlendirme
almak üzere başvurur.
6- Her öğretim elemanı, değişim hibesi almadan önce üniversite ile bir “Personel Ders
Verme/Eğitim Alma Hibe Sözleşmesi” imzalar. Program kapsamında giden öğretim
elemanlarına ödenecek olan günlük/haftalık hibe miktarı her yıl Ulusal Ajans tarafından
belirlenir ve üniversite aracılığıyla ödenir.
7- Öğretim elemanı gitmeden önce Türkiye Ekonomi Bankası’nda (TEB) açtıracağı Euro
hesap cüzdanının fotokopisini, öğretim planı/iş planını Uluslararası İlişkiler Ofisine bırakır.
8- Erasmus Personel Hareketliliğinden faydalanan akademik ve idari personel misafir olduğu
yükseköğretim kurumunda ya da işletmede misafir kaldığı ve ders verdiği/eğitim aldığı süreyi
belirten bir katılım sertifikası getirmekle yükümlüdür. Erasmus Personel Hareketliliğinden
faydalanan personel, hareketlilik faaliyeti sonunda, faaliyetin tamamlanmasını takiben en geç
15 gün içerisinde Ulusal Ajans tarafından belirlenen şekilde faaliyet raporunu ve seyahatle
ilgili yapmış olduğu harcamaları gösteren belgeleri Uluslararası İlişkiler Ofisi’ne sunmakla
yükümlüdür.
Madde 10-Öğrencilerin Üniversitedeki Statüleri
1-Değişim programı çerçevesinde karşı üniversitede geçirilen süre, azami öğrenim süresine
dahildir. Ancak öğrencinin azami izin süresinden eksiltilmez.
2-Öğrenci izinli kabul edildiği dönem için harç sorumluluklarını yerine getirmekle
yükümlüdür. Harçlar akademik takvimde belirtilen tarihlerde Üniversiteye ödenir, gidilen
kuruma herhangi bir harç ödemesi yapılmaz. Ancak barınma, ulaşım, kişisel harcamalar,
beslenme, sağlık sigortası gibi tüm masraflar öğrencinin sorumluluğundadır.
3-Öğrencilerin Üniversiteden aldıkları bursların değişim dönemi boyunca ödenmesine devam
edilir. Üniversite dışından aldıkları bursların devamını sağlamak için öğrencilerin durumuna
ilişkin bilgilendirmeler öğrencinin talebi ile burs veren ilgili kurumlara UİO tarafından
yapılır.
Madde11- Akademik Onay (Ders Saydırma) İşlemleri
1-Akademik Onay sürecinde temel alınacak belgeler Öğrenim Anlaşması, Akademik Onay
Formu ve karşı üniversiteden gelen not çizelgesidir.
2 – Karşı üniversitedeki eğitimlerini tamamlayıp geri gelen öğrenciler, Akademik Onay
işlemleri için yurt dışındaki üniversiteden alınmış not çizelgesinin aslını Uluslararası İlişkiler
Ofisine teslim ederler. Uluslararası İlişkiler Ofisi öğrencinin not belgesini üst yazı ile
rektörlüğe gönderir.
3- Ders Akademik Onayları; ilgili Erasmus Bölüm Koordinatörünün, tez ve/veya akademik
danışmanın ve Bölüm / Enstitütü Anabilim Dalı Başkanının önerisi üzerine Fakülte / Enstitü
Yönetim Kurulu kararı ile yapılır. Not çizelgesinde belirtilen tüm dersler Akademik Onay
Formu göz önüne alınarak ilgili kurullarca değerlendirilir ve karar alınır.
4- Ders Akademik Onay işlemleri yapıldıktan sonra, karşı kurumda alınan dersler Öğrenci
İşleri Müdürlüğü tarafından öğrencinin not çizelgesine işlenir, not çizelgesinin bir kopyası
UİO’ya gönderilerek öğrencinin değişim dosyası tamamlanmış olur.
9
Madde 12- Erasmus ve Diğer Değişim Programları Kapsamında Üniversiteye Gelen
Öğrencilerin Başvuru Koşul ve Değerlendirmeleri
Madde 12.1- Üniversiteye Başvuru- Üniversiteye değişim programları kapsamında gelmek
isteyen öğrenci kendi üniversitesinin yetkili değişim koordinatörü tarafından Doğuş
Üniversitesi UİO’ne bildirdikten sonra, UİO internet sayfasından veya kendi üniversitesindeki
uluslararası ilişkiler ofisinden temin edeceği başvuru formunu eksiksiz doldurarak istenen
diğer belgeler ile birlikte ilgili ofis aracılığıyla veya/ öğrencinin kendisi aracılığıyla UİO’ya
son başvuru tarihinden önce gönderir.
Madde 12.2- Ders Seçimi ve Öğrenim Anlaşması
1-Gelen öğrenci, Üniversitedeyken alacağı derslerin seçimi için Üniversite internet
sayfasından ulaşabileceği Ders Kataloğundan (Course Catalogue) yararlanır ve başvuru
formunda alacağı dersleri belirtir. Derslerin açılmaması durumunda başvuru formunda
belirtilen derslerde değişiklik yapılabilir.
2- Erasmus Bölüm koordinatörleri Erasmus ve diğer değişim programları kapsamında gelen
öğrencilerin ders seçimlerinde yardımcı olurlar ve öğrencilerin başvuru formlarını imzalarlar.
3- Erasmus öğrencisi olarak gelecek olanlar ayrıca Öğrenim Anlaşması hazırlamakla
yükümlüdürler.
Madde 12.3- Kabul Mektubunun Gönderilmesi
1- Başvurular, başvuru formu ve diğer gerekli belgeler alındıktan ve değerlendirildikten sonra
UİO tarafından hazırlanan kabul mektubu Doğuş Üniversitesi Rektörü tarafından imzalanır.
2- Başvurusu kabul edilen öğrencilere UİO tarafından hazırlanan kabul mektupları gönderilir.
Madde 12.4- Gelecek Öğrencilerin Bilgilendirilmesi ve Kayıt İşlemleri
1- Öğrencilere kabul mektubu ile birlikte vize işlemleri, akademik takvim, oryantasyon
programı ve Üniversitede yaşam ile ilgili bilgi notları gönderilir.
2- UİO gelen öğrencilerin bilgi listesini Öğrenci İşleri Müdürlüğüne gönderir ve Üniversite içi
diğer idari işlemlerinde danışmanlık yapar. Kesin kayıt işlemlerinin tamamlanması, öğrenci
kimlik kartlarının hazırlanması, ders kaydı için kullanılacak e-posta adresi ve şifrenin
verilmesi işlemlerinin kesin kayıt prosedürlerinin tamamlanmasını takiben başlatılması
Öğrenci İşleri Müdürlüğü’nün sorumluluğundadır.
Madde 13- Gelen Öğrencilere Oryantasyon Programı ve Üniversitede Değişimini
Tamamlayan Öğrencilerle İlgili Yapılması Gereken İşlemler
1-Öğrenciler için UİO tarafından her dönem başında bir oryantasyon programı düzenlenir.
Oryantasyon programı kapsamında çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikler, Üniversitenin
tanıtımı, geziler vb. etkinlikler UİO ve Yabancı Öğrenciler Kulübü işbirliği ile düzenlenir.
Erasmus Bölüm koordinatörleri de Erasmus ve diğer değişim programları kapsamında gelen
öğrencilere Program / Bölümlerine uyumları konusunda danışmanlık yaparlar.
2-Üniversitede değişim programını tamamlayan öğrenciler ülkelerine dönmeden önce
üniversite ilişik kesme formunu doldurup, Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim ederler.
Öğrenci kimlik kartlarını Öğrenci İşleri Müdürlüğü’ne teslim ederler. Bu işlemleri
tamamlayan öğrencilerin dönem içinde kullandıkları Üniversite e-posta hesapları kapatılır
ve Öğrenci İşleri Müdürlüğü’nce hazırlanan resmi not çizelgeleri ve Erasmus Kurum
Koordinatörü tarafından imzalanan Katılım Sertifikası, UİO tarafından ilgili üniversitenin
uluslararası ilişkiler ofisine gönderilir.
Hüküm Bulunmayan Haller
Madde 14- Bu yönergede hüküm bulunmayan konularda Doğuş Üniversitesi Ön Lisan/
Lisans / Lisansüstü Eğitim – Öğretim Yönetmelikleri ile Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik
Programları Merkezi tarafından her akademik yıl için hazırlanan “ Erasmus Uygulama El
Kitabı”nda geçen hükümlere göre işlem yapılır.
10
Yürürlükten Kaldırma
Madde 15- Üniversite Senatosu’nun 12/08/2010 tarih ve 2010/17 sayılı toplantısında kabul
edilip 13/08/2010 tarih ve 2010/19 sayılı Mütevelli Heyet toplantısında onaylanmış olan
“T.C. Doğuş Üniversitesi Uluslararası Öğrenci Değişimi Yönergesi” yürürlükten
kaldırılmıştır.
Yürürlük ve Yürütme
Madde 16- (1) Bu Yönerge, Doğuş Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edilip Mütevelli
Heyeti tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.
Madde 17- (1) Bu yönerge, Doğuş Üni
versitesi Rektörlüğü tarafından yürütülür.